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| 由参与钢材开标发现的问题所想 |
| 分类：审计评估 发布日期：2011-05-23 浏览次数：3585 |
由参与钢材开标发现的问题所想
——业务流程是普遍联系的
某日参与了公司的钢材开标，通过对开标过程的全程参与，个人对开标的流程和发现的问题进行了归纳总结。通过总结，个人发现开标过程中可以获取的信息很多，而关于这些信息的获取关于在于我们自己是否主动去获取。示例如下：
比如，现在是某次招标活动，在开标时审计人员参与了其中。那这里首先审计人员应明确参与开标的目的，这里放水认为主要有几点：
1、本分监督：监督开标的流程是否规范、合理；
2、延伸至采购前期：前期招标过程是否规范、前期是否已调查了市场行情、前期是否已经明确了需求（质量、价格、数量、规格、型号、厚度、用途等技术参数）、前期是否已经对供应商进行了资质审查、前期是否已做好了询价或议价的准备……
3、延伸至采购过程：开标过程中是否统一标准（既然已经允许对方参与投标，则说明对方资信已经满足了公司的需求）、价格谈判过程是否合理（有无泄漏其他供应商信息或者明显暗示某供应商价格偏高）、谈判技巧是否到位（不应该直接告诉对方价格是否高低、而应欺骗对方说价格离理想价格还有一定差异，通过这种方式压价）、关于采购的物品信息与供应商沟通是否到位（物品的技术参数）、议价是否合理（要么统一议价、要么都不议价，只选择一家进行议价并不合理）、采购人员是否对供应商一视同仁（对不同的供应商采取不同的态度，其中蹊跷值得推敲）、价格是否合理（审计人员事先应进行市场调研，了解市价，以确定中标价的合理性）……
4、延伸至采购后期：采购与验收是否信息沟通到位（比如钢材，采购人员与经销商沟通时价格的依据是经销商代理的制造厂商的级别，一级价格必然高于二级很多。如果采购了一级的钢材，而规格型号等于二级一致，仅仅是厂家不一致，这时的验收就需要特别关注钢材的制造厂家是否与采购的一致。而如果采购与验收之间并不沟通制造厂商的信息，那么验收时必然不会对制造厂商进行确认。这就导致经销商以次充好，以二级制造商的货充抵一级制造商的钢材。）、供货时间急地点、付款方式、运费的承担、以往需求部门的反映（采购员如果说先前需求部门反映XX供应商存在或这或那方面的问题，审计人员应询问采购人员招标此类物品的频次、招标的时间、采购人员入职的时间，以此方式间接确定采购人员是否在蒙骗审计人员，直接的方式验证就是确定是否哪个部门哪个人员反映的问题，开标结束后即同相关人员进行确认。因为一般采购人员图方便，不严格按照流程对所有供应商一视同仁，则容易只对一方询价而不对另外一方询价，这里面就可能存在以上说的问题——也许采购人员是为了图自己的方便，也许采购人员与供应商之间有所串通）等……
综上，可以看出，审计人员参与采购的开标，不仅仅局限于监督开标的流程，更重要的是通过参与开标来了解采购的整个过程、与采购衔接的验收流程、付款流程、生产领用流程等方面。通过对整个流程的了解，以做到对全局进行把控，分析存在的漏洞，最终审计人员可以将其作为确定审计项目的一个突破点。例如，在钢材开标过程中，审计人员通过对整个业务流程的了解，明确了存在的漏洞，并且对其风险有了一个初步的评估（第一感觉+经验），对接下来审计的关注点就有了进一步的明确——关注钢材验收，确定供应商是否以次充好；关注采购价格，是否合理，即从质量和价格两个关键方面进行把控（交货期、服务等的确定主要还是在质量、价格的前提下完成，而且一般不会有太大差异）。
由此可以看出，流程是普遍联系的，而蕴藏于流程中的信息也是很多的（关于审计人员参与开标应该关注的事项可以说都是蕴藏于流程之中的信息），对于这些信息，我们审计人员应该主动的发现，而不是被动的等待。
在实践的过程中，很多时候或多或少会局限于某点去做事情，浮于表面，不够深入。这就像审计人员参与开标而只关注开标的过程一样，因为没有能够延伸到采购相关的整个流程，没有与采购人员做较多的沟通，局限于开标的表面现象（打了电话、询价、比价了，而不做深层次的思考：询比价是否有效？是否合理？是否到位？……），最终不能达到应有的效果。是的，在这样的情况下，审计人员可以说是不尽职的，本来很好的事前预防功能被彻底弱化或被失效了，给审计工作造成了极大的被动（因为开标过程的参与，审计人员最终要进行签字，而一般签字就表示审计人员已经认可了开标的过程和价格，后期审计人员将很难再对自己先去已经参与的项目进行审计，并且物品的价格变动性也让事后的审计陷入被动）。
那么如何改变上述不尽职的状态？如何变被动为主动呢？个人认为审计人员首先应该明确自己的职责，只有知道了自己要参与流程的目的和意义，才能意识到自己需要关注的控制点和需要采取的措施。当然，有些时候，一个人的力量是不够的，这时候如果自己不能认识到参与流程的目的和意义就应该多请教同事，与同事探讨交流，通过头脑风暴的方法让自己获取更多的信息，通过自己的思考总结进而让自己明确接下来应该采取的措施。悲剧的是，很多时候，人不能以开放的心态去面对自己的不足，这样就导致最终让自己陷入被动。人性如此。其次，审计人员应有专业精神，铭记“凡事预则立，不预则废”的真理，要“打有准备的仗”，积极主动让自己掌控全局，而不是等待被动挨打。再有，审计人员需要提升自己的专业能力，如专业的敏感性、认识角度的多维性、谨慎性、专业知识的储备等。……永无止境，日臻完善。
审计人员应该积极主动，有一个开放的心态，有一种积极进取的精神，应该发自内心深处去热爱内审、去钻研内审、而不仅仅是为了吃饭而从事内审。个人始终认为人是要有点理想的，也许这是一种理想的想法，不过很多时候就是这样的“无欲则刚”。本段话勉励自己，并非对他人说教。
加油。努力。成功。
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